Si estás pensando en cambiar de ERP o en adquirir uno nuevo te decimos los puntos básicos que tienes que tomar en cuenta para tomar la mejor decisión.

Elegir el mejor ERP para tu empresa y sus necesidades específicas no es una decisión fácil pues son varios los aspectos que debes tomar en cuenta tanto si estás a punto de adquirir un ERP como si estás considerando cambiar de sistema. En este artículo te presentamos los aspectos clave que debes tomar en cuenta a la hora de comparar opciones y escojas el ERP adecuado para las necesidades de tu negocio y se convierta en una herramienta para crecer.

¿Por qué es tan importante elegir un ERP adecuado para tu negocio?

Un ERP llega a convertirse en la columna vertebral de tu negocio, ya que será el centro de información clave de tu negocio. Gracias a un buen sistema de gestión podrás tener detalles del rendimiento de tu empresa con toda claridad, estos detalles incluyen información acerca de tus ventas, tus inventarios, tus cuentas por pagar y cobrar, ingresos, etc.

El trabajar con el ERP correcto no sólo te ayudará a conocer información certera de tu empresa, también te ayudará a estandarizar procesos de operaciones, hará más eficientes tus decisiones al asignar recursos, te dará un mayor control sobre tu inventario y funcionará como una base centralizada para todas las áreas de tu empresa.

Es por eso que elegir el sistema correcto no es una decisión que deba tomarse a la ligera o con información incompleta y, para ayudarte a encontrar el ERP que mejor se adapte a tu negocio y aumentar las probabilidades de una implementación exitosa, te recomendamos que tomes en cuenta los siguientes aspectos.

Necesidades claras

El evaluar a detalle las necesidades de tu empresa te hará tomar una decisión mucho más acertada. Puedes evaluar estas necesidades respondiendo dos preguntas:

¿Qué requiero de un ERP hoy?

Numera las funcionalidades básicas que tu organización necesita ahora, ¿De cuáles funcionalidades no puedes prescindir? ¿Qué funciones son críticas para el desarrollo del trabajo día a día?

¿Qué funcionalidades debe tener un ERP para cubrir las necesidades de mi empresa en el futuro?

Consulta con las diferentes áreas de tu empresa las necesidades particulares que tienen en términos de control y enlista las funciones deseables que debería tener el nuevo ERP. Si ya trabajas con un sistema ERP consulta con tu equipo las funcionalidades que deberían mejorar y las que el sistema debería conservar para hacer más ágil y productivo el control del negocio.

Dentro de las necesidades de tu negocio también debes considerar elegir un ERP de acuerdo al tamaño de tu empresa y a la industria a la que te dedicas; considera que el programa y su funcionalidad debe tener la capacidad de crecer junto con las necesidades de tu negocio. También asegurate de que tu ERP es compatible con las necesidades fiscales y de facturación vigentes en el país donde vives, como por ejemplo la facturación electrónica para el SAT en México.

Tomando en cuenta estas necesidades desde el principio garantizarás que el ERP que elijas tenga las capacidades que necesitas.

Personalización

Ahora que has analizado a detalle las necesidades que tiene tu negocio, es posible que pienses que un ERP hecho completamente a la medida de tu empresa es la mejor opción.

Puedes encontrar proveedores que desarrollen soluciones trazadas únicamente para tu negocio que pueden no solo resultar muy costosas sino también pueden ser difíciles de actualizar y representar un riesgo al depender tan sólo de las pocas personas que conocen a la perfección la manufactura de tu sistema.

Optar por una opción más económica consistiría en buscar un ERP con funcionalidades generales para cualquier tipo de negocio; sin embargo, este tipo de software tiene la desventaja de ser inflexible para cubrir necesidades específicas. El adquirir un ERP de este tipo posiblemente requerirá  la compra de integraciones adicionales para tener un sistema más completo o bien ajustes para las exigencias de tu negocio que resultarán complicados y costosos.

Al evaluar las diferentes opciones de personalización que te ofrecen diferentes sistemas de gestión es importante que te informes sobre el ERP que utilizan otras empresas similares a la tuya o incluso tu competencia; conoce cuál ha sido su experiencia, cómo fue su proceso de implementación y si el nuevo sistema ha sido un factor de éxito dentro de la empresa.

Al hacer este análisis no olvides responder las siguientes preguntas:

¿Qué tanto puedo crecer con un ERP como éste?

¿Cómo contribuirá este sistema al crecimiento de mi empresa?

Infraestructura

¿Cuentas con la infraestructura necesaria para que el ERP que elegiste funcione sin interrupciones?

Revisa los requisitos de hardware necesarios para la implementación de tu ERP, puede ser necesario que tengas que renovar o adquirir algún equipo.

Contempla también desde donde correrá el sistema. Los ERP alojados ​​en la nube resultan ser la opción óptima en la actualidad pues ya no es necesario que adquieras y le des mantenimiento especial a servidores y equipo de hardware costoso e impráctico.

La información recopilada por tu ERP se volverá extremadamente valiosa en la toma de decisiones de tu negocio. Analiza las facilidades de reportes y consultas que tiene el sistema. Además, verifica si es posible consultar los datos crudos de su base de datos y si te da la flexibilidad de conectarlo a un sistema de análisis de información externo.

¿Cuentas con equipo de hardware o soluciones de software de las que dependes hoy en día? No olvides validar su compatibilidad con tu nuevo ERP. Considera el hardware en tus oficinas y tiendas incluyendo equipo de cómputo, impresoras, lectores de tarjeta, básculas, etc.

Implementación y soporte

Considera el tiempo y el proceso de implementación por el que tu empresa va a pasar al cambiar o al comenzar a trabajar con un nuevo ERP. Determina si la implementación será Big Bang o se dará de manera progresiva, área por área.

Es importante que evalúes si tu negocio está preparado para pasar por este cambio, pues probablemente sea necesario hacer algunos cambios en tus procesos y asignar roles específicos a tu personal antes de empezar la implementación.

Infórmate sobre quien te ayudará con tu proceso de implementación, si el fabricante del ERP o será necesario que recurras alguna consultoría externa; verifica la experiencia que tienen en implementaciones del software a negocios con tu mismo giro y la experiencia y conocimiento que tienen del ERP.

La capacitación también es un aspecto importante. Un sistema por muy funcional que sea resulta inútil si no se usa, y muchas veces las personas dentro de la empresa no llegan a entender del todo el funcionamiento del sistema, y por lo tanto desaprovechan funcionalidades que podrían resultar en una mejora para tu negocio.

Considera con tu proveedor el costo y el tiempo de capacitaciones y entrenamientos; la accesibilidad y solidez de su soporte técnico, y si cuentan con algún programa de capacitación continua por medio de videos, webinars y diferentes publicaciones para personal nuevo o para aprender acerca de funcionalidades avanzadas. Es muy importante resolver estos detalles desde el momento en el que estás considerando diferentes opciones de ERP pues de no ser así, se te convertirán en verdaderos problemas tan pronto como necesites usar tu sistema.

Costos

Es uno de los aspectos más importantes al momento de tomar una decisión y entre todas las opciones posibles debes buscar transparencia y responsabilidad. Asegúrate de obtener costos reales antes de comprometerte y de estar informado de cualquier costo adicional que pueda existir en el futuro.

Estima si tu negocio puede soportar el costo de la implementación de un nuevo ERP y, sobre todo, si esta inversión impactará en el crecimiento de tu empresa al cabo de poco tiempo.

Al comparar costos en los servicios de ERP considera lo siguiente:

• ¿Es necesario comprar el software o tienes la posibilidad de usar el ERP en un esquema de renta?
• ¿Cuál es el costo de la infraestructura necesaria para operar con ese ERP?
• Si el ERP está alojado en la nube ¿el hosting tiene algún costo adicional?
• ¿Cuántos usuarios usarán el sistema y cuál es el costo de licenciamiento por cada uno?
• ¿Cuál es el costo del mantenimiento y actualizaciones?
• ¿Cuál es el costo de las consultorías y capacitaciones?

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Al considerar todos estos aspectos siempre encontrarás un ERP que represente la solución perfecta para tu negocio, no te conformes con un sistema que conozcas poco. Si el ERP es la columna vertebral de tu negocio, es importante tomarte el tiempo de tomar la decisión correcta.

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