Administrar de manera correcta el inventario de tu negocio te permitirá mover de manera eficiente tus productos, maximizará tus ganancias y mejorará la satisfacción y lealtad de tus clientes…
sin embargo, hay muchas empresas que aún tienen problemas manejando sus inventarios.
La buena noticia es que la gestión del inventario puede transformarse en una tarea muy práctica con las herramientas adecuadas, de hecho, una vista completa y precisa del inventario en tus almacenes o centros de distribución es una de las funcionalidades back-end más útil para mejorar tus operaciones.
La gestión de inventario no es algo que esté limitado a los almacenes, aún si el giro de tu negocio es la fabricación o manufactura también puedes beneficiarte de una administración de inventario sólida y optimizada.
Estos 5 conceptos te pueden ayudar a administrarte mejor:
Categorización
El primer paso en la administración efectiva de un inventario es categorizar adecuadamente tus productos. Quizás hasta ahora solo manejas un par de categorías amplias, por ejemplo, si vendes ropa, tus categorías pueden ser dama y caballero, sin embargo entre más segmentadas tengas tus categorías más fácil te será mantener un control preciso de tu inventario; te será más fácil analizar estadísticas específicas de cada producto, como las existencias, sus ventas en los últimos meses, entre otras.
Por ejemplo, si tuvieras una tienda de ropa tus categorías podrían quedar así:
Otras categorías que podrías usar son tipo de tela, origen, proveedor, año, etc. dependiendo la mercancía que manejes.
El mantener tus productos categorizados te permite realizar acciones específicas para mejorar la rotación de ciertos productos, o en otras palabras, cuando tus ventas se incrementen o tengan un baja considerable, conocerás a detalle lo que sucedió.
Rotación de inventario
La rotación es la cantidad de productos del inventario que se vendieron durante determinado periodo y es la forma ideal de medir tu inventario. Generalmente, cuanto mayor sea la cantidad de rotaciones en tu inventario, mejor estará tu negocio. Como parámetro general, un negocio retail de ropa o calzado con un control de inventario sano tendrá una rotación de 3.5 vueltas al año, aproximadamente; sin embargo esta referencia puede variar dependiendo la industria o el tipo de producto que se maneje.
Si quieres conocer cual es la rotación de tu inventario actual anualmente, aplica la siguiente fórmula:
Por ejemplo:
Tomando en cuenta nuestra tabla, la rotación de nuestro producto parece excelente, sin embargo, para mantener un control óptimo de nuestro inventario es importante conocer la rotación de cada producto, de ahí la importancia de la categorización.
Ahora, observa el siguiente ejemplo:
Al analizar la rotación que hay de cada producto por categoría, podemos darnos cuenta en qué podemos mejorar; tomando en cuenta el ejemplo anterior, es conveniente aumentar la rotación del ”Tenis Deportivo” y es pertinente mantener la rotación del “Botín de Vestir”.
Surtido
El surtido es la variedad de artículos de una misma clase que una empresa ofrece a sus clientes, por ejemplo, distintos modelos, colores o tallas. Si buscas tener un buen surtido, debes mantener buenos niveles de stock, tanto en exhibición como en bodega, y debes conocer los momentos correctos para adquirir más producto y evitar el desabasto.
Ahora que ya conoces estos conceptos, puedes poner en marcha las siguientes acciones para mejorar la administración y gestión de tus inventarios.
Mejora tu abastecimiento
La mejor referencia que debes tener para administrar tu inventario son tus ventas del año pasado.
¿Que tan bien surtes tus inventarios? Haz el siguiente ejercicio
Imagina que uno de los productos que comercializas son las chamarras. El año pasado compraste 500 piezas ¿cuántas piezas comprarías este año?
Piensalo por un momento.
¿Listo?
Ahora, imagina que también cuentas con las referencias de ventas del año pasado y te das cuenta de que vendiste las 500 chamarras ¿cuántas piezas comprarías este año? ¿comprarías la misma cantidad de piezas esta vez?
Probablemente habrás pensado que las chamarras fueron un éxito y decides comprar el doble de piezas este año o quizás pienses que para asegurar que no te sobren ni te falten, es mejor comprar la misma cantidad de piezas o quizás 100 piezas más.
Bien, ahora te daré una referencia más. Imagina que cuentas con información más detallada de tus ventas del año pasado y te das cuenta que el 100% de esas 500 chamarras se vendieron a mitad de precio en las ofertas al final de temporada.
¿De verdad comprarías el doble de piezas o la misma cantidad este año?
O cambiemos el escenario. Imagina que tu reporte dice que las 500 chamarras se vendieron en los primeros 3 días de la temporada sin ningún tipo de descuento. ¿Qué decisión tomarías esta vez?
Como vimos en este ejemplo, el acceso a la información detallada y el análisis correcto y a conciencia de la información de ventas pasadas es vital para tomar mejores decisiones de compra en el presente.
El acceso a la información detallada y el análisis correcto y a conciencia de la información de ventas pasadas es vital para tomar mejores decisiones de compra en el presente.
Promociones
Tener un producto en anaquel, disponible en el momento que el cliente quiera adquirirlo es una buena manera de mantener al consumidor interesado, pero no lo es todo. Es importante desarrollar estrategias que ayuden a potencializar la rotación de tus productos y al mismo tiempo beneficien el posicionamiento de tu marca.
Las ofertas y promociones también son sanas y es conveniente definir las que beneficien tanto al cliente como a ti como retail, siempre definiendo los objetivos de dichas promociones para trabajar bajo una estrategia efectiva.
Si tienes sobreinventario lo mejor es liquidar todo lo que no se está moviendo adecuadamente y aprovechar ese espacio con producto nuevo que pueda venderse de mejor manera. Almacenar producto que no se está vendiendo adecuadamente es un gasto innecesario.
Existen otras acciones que también te ayudarán a tener una buena administración de inventarios:
- Planeación de tu piso de ventas: Determina lo que quieres vender y si son artículos básicos o de temporada.
- Selección correcta de productos: Re abastece tu inventario en base a tu categorización y analiza si aumentar el surtido no afectará tu stock.
- Mejora tu exhibición: De la vista nace el amor, y si el anaquel se adecua a los gustos e intereses de tus clientes potenciales, tu rotación y tus ventas mejorarán.
- Comunicación gráfica: El uso adecuado de estos elementos lograrán que tus clientes estén a la expectativa de tus productos nuevos cuando empieza una temporada así como de tus ofertas, saldos y promociones
Es importante reconocer que todas estas acciones requieren de una planeación a conciencia y una construcción previa para formular una estrategia de mercadeo exitosa que pueda ofrecer a los clientes el producto correcto, en el lugar correcto y en el momento adecuado.
En resumen, para garantizar que tu inventario se mueva a un ritmo óptimo, es importante que realices un seguimiento de tu información de manera eficiente y efectiva para que puedas determinar el costo de los productos presentes en tu inventario de manera clara y segura, tomando en cuenta todas las variables que los afectan. Con el ERP correcto y un sistema de Business Intelligence que te ayude a predecir mejor tus ventas, tu negocio estará listo para tener el inventario que tus clientes desean y mantenerlo siempre en tendencia.